新社会人はオフィス業務の必須スキル「コピペのショートカットキー」を覚えるべし

ショートカットキーは事務職の必須スキル

ショートカットキーは事務職の必須スキル

IT企業の会社員として20年以上過ごす中で、OJT(On the Job Training)でエンジニアの正社員や派遣社員、事務職の派遣社員など何人も育成をしてきた。

私の育成方法が特別優れているわけでもないが、たいていの人は丁寧に教えれば、最低限の仕事はできるようになるし、優秀な人は教えなくてもきっかけを与えれば勝手に育っていく。だが、どう教えても最低限必要とする業務のクオリティに達しない人が2名いた。

エンジニア候補の正社員

1名はエンジニア候補の正社員だったが、マルチタスクが苦手でミスが多く、明らかにミスであることがわかるものをそのまま発送してしまう、どうしてやってしまったのか聞いても、正しいと思ったと返ってくる。一般人に計り知れないミスをするので再発防止策を立てようがない。

挙句の果てに、その日の範囲で十分に終わる業務をやらせても、業務を終わらせずに帰宅してしまう人で、翌朝の期限にできているか確認しても「できていません。」「なぜ昨日やり終えずに帰ったのか？」と聞いても要領を得ない回答しか返ってこない。学生でも提出期限のあるレポートは期限までにやっておくだろう。

エンジニアとしてどこか、人事になぜ採用した？と聞きたくなるレベルの正社員だった。あれはクビにした方がいいと一緒に働いていた派遣社員にも言われるくらいだったが、十数年経った今も正社員として働いている。

事務ができない事務職派遣社員

もう1名は私が辞める1年前くらいに採用した派遣社員だったが、これは本当にどうにもならなかった。最初に顔合わせをした時から、ハキハキとしてやる気にあふれる人だったが、何か違和感を感じていて、教育には時間がかかりそうな予感はしていた。

事務職として基本的なスキルが身についていない

業務上半角入力が必須になる事務作業だったが、アットマーク(@)やコロン(:)などの入力に苦戦していて、一応ブラインドタッチはしているのだが見て売っているのと変わらないくらいの入力速度。なぜ遅いのだろう？と疑問に思って観察すると、通常日本人はパソコンのキーボードの入力はローマ字入力だが、この人は日本語かな入力をしていた。

ローマ字入力の場合、アットマーク(@)やコロン(:)はキーボードから直接入力できるが、日本語入力の場合キーボードで入力しようとすると、アットマーク(@)は「濁点」、コロン(:)は「け」になる。半角入力との切り替えができればいいのだが、それもできていない。

エクセルから別の資料へコピー＆ペーストする作業の多い業務だったので、キーボードのショートカットキー(Ctrl+C→Ctrl+V)を使えないと処理に時間がかかってしまうが、その人はショートカットキーを使えないし、使うように指導してもマウスで操作するのと変わらないレベル。

業務処理速度が速ければまだ目を瞑るが、3か月経ってもイレギュラーなキー入力とショートカットキーへの適応ができないことが足を引っ張り、他の事務職と比べても1.5～2倍の時間がかかってしまっていた。教える時間で自分でやれば半分以下の時間で済む。自分でやれば10分でできることを、1時間もかけてお金を払ってやらせる意味はない。

新社会人なら社会常識を知らない、スキルを身に付けていないということも想定できるが、アラフィフにもなって事務職として必要とされる最低限のスキルを身に付けてない。慣れ親しんだ日本語入力をローマ字入力にシフトするのは年を重ねれば重ねるほど簡単ではなくなるし、ショートカットキーも使いこなせない。これらを身に付けるのを待ってあげられるほどの余裕はなかった。

これだけでも十分契約を切ってもいいくらいの問題だったが、これだけでは終わらない。

指示しても指示通り出来ない

業務にはいくつかの作業工程があり、3つの作業工程がある。次の作業工程に進むにはリーダークラスの確認と管理職クラスの承認が必要で、検印されていないと次の工程の作業をしてはいけない。

事前確認作業
反映作業
完了後確認作業

「この作業をするときは、記載されている情報をそのまま使わずに、このサイトにアクセスして、入力されている情報が正しいか確認してから、次の作業へ進んでください。」と伝えても確認サイトへアクセスして確認していない。

「反映作業はリーダーと管理職に事前確認作業の承認を経てから作業してください」と伝えてもスルーして、事前確認作業後すぐに反映作業をしてしまう。

これらのミスが1度あっても、その後改善されるならまだ我慢もできるのだが、何度指摘しても同じことを繰り返す。最初は聞いていないといわれ、伝え忘れた可能性も考えたが、伝達事項をビジネスチャットやメールに残しても改善されなかった。もうお手上げだった。

1つ1つの文章は理解できるが、長い文章になると全体の意味を理解することができなくなる。文章の要約とするべきことのリストアップができない。小学生くらい子供に教えているような気分だった。キーボードの入力方法を含めて何かがずれているし、事務職として仕事をするには知識やスキルではない、根本的に何かの能力が足りないのだろう。

大切な仕事を任せることができない

この業務でミスをするとお客様の業務を止めてしまうリスクがあり、最悪損害賠償請求などもあり得る業務だったので、してはいけないことをしてしまうこの派遣社員には業務を任せることができなかった。ずっと見ていないと業務ができないなら自分でやればいいし採用した意味がない。

この派遣社員が業務に適さないことを上司に説明しても様子見といわれ、不本意ながらその人を業務から外すためにミスの証拠集めのようなことをせざるを得なかった。人の欠点やミスを責めるようなことをするのは本当に不本意であり、私自身もストレスで体調を崩したくらいだった。

事務職するなら最低限のスキルは必要

新社会人なら、伸びしろの大きさを考慮すればパソコンの操作等が不慣れでもある程度は許容されるが、30歳過ぎてパソコンの操作もまともにできないような人が事務職として働くのは相当難しい。せめて事務職に必要とされるMicrosoft Office Word/Excel/Powerpoitの基本操作はできないと職に就いてから苦労するだろう。

事務仕事の業務経験がない派遣社員(主に女性)に、まず最初に教えるのがキーボードのショートカットキーであるコピー＆ペースト(Ctrl+C→Ctrl+V)だ。簡単な研修は受けているようだが、入社してすぐにショートカットキーを使える人は1割もいない。会社で事務仕事をするならショートカットキーの操作はマストといえる。これさえできれば教える立場の人も「基礎はできているな」と安心してくれることだろう。